beseda y Excel Sta dve najpogosteje uporabljeni aplikaciji Microsoft Office za pisanje datotek ter zbiranje in pripravo podatkov in grafov. Od ustanovitve v osemdesetih letih je bilo veliko podjetij, ki so ustvarila podobne različice na podlagi teh dveh modelov zaradi njune velike uporabnosti v smislu upravljanja podatkov in datotek. To so orodja, s katerimi zna v večji ali manjši meri ravnati in uporabljati velika večina ljudi, ki pogosto uporabljajo računalnik. Poleg tega so prisotni v praktično vseh podjetjih, ki imajo digitalno obliko.
Med obema nedvomno obstajajo razlike, saj, medtem ko Word je aplikacija za pisanje in ustvarjanje besedilnih dokumentov, Excel se najpogosteje uporablja za ustvarjanje tabel, grafov, pa tudi za obdelavo računov in izvajanje matematičnih izračunov.. Čeprav imata trenutno oba veliko bolj napredne funkcije kot v izvirni različici, tako da lahko kar najbolje izkoristite svoje datoteke. V tem članku vam bomo pokazali, kako lahko pretvorite datoteke v formatu Word v Excel tako lahko prenašate podatke in grafe na veliko preprostejši način, namesto da bi morali ustvariti dokument iz nič. Če vas to zanima, nadaljujte z branjem in dali vam bomo nekaj nasvetov, kako kar najbolje izkoristiti te aplikacije.
Pretvorite Word v Excel
Obstaja več načinov za prenos podatkov iz zapisa Word v preglednico Excel. Glede na vrsto dokumenta, ki ga želite pretvoriti in kako želite, da se končno prikaže na vašem Excelovem listu, pa je pomembno, da izberete možnost, ki vam olajša to delo. Da bi vam pomagali pri tej nalogi, vam bomo spodaj predstavili glavne metode za pretvorbo datotek Word v Excel.
uvoz podatkov
Eden najhitrejših in najbolj uporabnih načinov za pretvorbo besedilnih dokumentov v obliko preglednice je uvozite podatke neposredno iz naše Wordove datoteke. To je postopek, ki ga zelo malo ljudi pozna, a to nedvomno bo vaš delovni čas maksimalno optimiziral če ta dejanja običajno izvajate pogosto. Korak za korakom vam pokažemo, kako lahko to storite na zelo preprost način.
- Odprite Wordov dokument, ki ga želimo pretvoriti, in kliknite možnost «Arhiv«. Nato v spustnem meniju izberite možnost «Izvozi«. Tukaj bomo morali klikniti na «Spremenite vrsto datoteke» in izberite «Navadno besedilo".
- Ko bo naš dokument shranjen kot golo besedilo, bomo morali odpri datoteko excel v katerega želimo vstaviti to besedilo.
- V zgornjem meniju izberemo «Podatki« in kliknemo na «Pridobite podatke > iz besedila/CSV"v zgornjem levem kotu.
- Tukaj bomo morali poiskati Wordovo datoteko, ki smo jo predhodno shranili kot golo besedilo, in jo klikniti «uvoziti» tako da postane preglednica.
- Pred pretvorbo datoteke prikazal se bo predogled vrstic in stolpcev, tako da lahko uredimo datoteko, preden jo shranimo.
- Ko je ta postopek končan, postane besedilo, napisano v Wordu, tabela vrstic in stolpcev v Excelu. Pozneje ga lahko uredite in dodate ali odstranite podatke.
Možno je, da se med tem postopkom informacije napačno postavijo ali pa se ne porazdelijo, kot smo želeli, zato je zanimivo ta postopek izvajati večkrat, da dosežemo podatke po svojih željah.
Pretvori format Html
Druga metoda, ki jo lahko uporabimo za pretvorbo besedilnega dokumenta v preglednico, je z uporabo zapisa .html. Morda je preprostejši od prejšnjega, saj so vrstice in stolpci dobro postavljeni in urejeni. Za to bomo morali slediti naslednjim korakom.
- Prva stvar, ki jo bomo storili, je odprite word dokument ki ga želimo pretvoriti in preveriti, ali je pravilen in dobro urejen.
- Pod kaj ga bomo preoblikovali v spletno obliko, torej v .html. Za to kliknemo na «Datoteka > Shrani kot > .html» in si zapomnimo lokacijo, kjer smo ga shranili.
- Odpremo Microsoft Excel in v meniju izberite «Datoteka> Odpri«. Tukaj moramo odpreti dokument .html, ki smo ga prej shranili.
- Ko bo to storjeno, se bo odprla nova preglednica s podatki, ki jih vsebuje naš prvi Word v obliki vrstic in stolpcev.
Zlasti na ta način je veliko lažje urejati in celo dodajati nove informacije kot dodajanje datoteke kot navadnega besedila, saj bodo informacije preprosto kopirane, kot da bi jih napisali sami.
vstavi predmet
Microsoft Excel ponuja možnost vstavite grafike, slike in celo besedilne dokumente neposredno v preglednico. Te se ne prikažejo v obliki mreže, temveč Priloženi so, kot bi šlo za sliko za dopolnitev preglednice. Poleg tega je zelo preprosta naloga, saj nam pozneje ne bo treba pretvarjati formatov ali urejati lista, da bi postavili vrstice in stolpce, tako da bomo prihranili veliko časa. Po drugi strani pa bo besedilo, ki ga priložite v formatu .doc ali .docx, prikazano kot prekrita slika in se z njim ne boste mogli igrati kot v prejšnjih primerih.
- Če želite to narediti, boste morali shranite Wordov dokument v formatu .doc ali .docx, torej kot je privzeto shranjeno iz aplikacije.
- Nato odprite Excelovo preglednico, v katero želite uvoziti besedilno obliko.
- V zgornjem meniju izberite «Vstavi«. Tukaj bomo morali klikniti možnost «Besedilo, ki ga» v zgornjem levem meniju.
- Prikažejo se različne možnosti in izberemo «Objekt«. Ko je to opravljeno, lahko izberite obliko, v kateri ste shranili dokument besedilo in ga nato izberite v raziskovalcu datotek. Če imate težave pri iskanju datoteke, priporočamo, da jo pretvorite v PDF, saj včasih povzroča težave.
- S tem bomo imeli našo uvoženo datoteko v mreži.
Kopirajte in prilepite
Zelo preprost način za pretvorbo naših Wordovih datotek v Excel je kopirajte besedilo ki nas zanima, in jo prilepimo neposredno v vrstice in stolpce, ki jih želimo v preglednici. Brez dvoma je to nekaj, kar zna vsakdo, ampak tudi traja veliko dlje kot kateri koli postopek, ki smo ga razložili zgoraj.
Če želite to narediti, lahko izberete fraze ali besede, ki jih želite vstaviti, in uporabite ukaze Kopiraj "Ctrl + C" y Prilepi «Ctrl + V» da ga uvozite v cilj. To lahko storite tudi tako, da izberete s kazalcem in naredite kliknite desni klik in kliknite kopirajte in/ali prilepite. Več informacij o tem, kako kar najbolje izkoristiti svoje Excelove preglednice, najdete v našem strani.