Ena najpogostejših situacij, s katerimi se srečujemo pri obdelavi podatkov v Excelovih listih, je podvojene postavke.. To je nekaj, kar lahko glede na delo, ki ga izvajamo, ovira proces zbiranja in analize podatkov, zato moramo vedno prevzeti nalogo, da to odstranimo. To je lahko tako enostavno ali težko, kot je količina podatkov, ki jih vsebuje zadevni list. V tem smislu vam bomo pokazali, kaj lahko storite, da poiščete in odstranite dvojnike v Excelu, ko je število zasedenih celic na vašem listu preveč, da bi jih lahko naredili ročno.
Excel je poln orodij, ki nam omogočajo, da delovne ure skrajšamo na nekaj minut, nato pa vas bomo naučili, kako to narediti, da boste pri svojem delu prihranili čas.
Koraki za iskanje in odstranjevanje podvojenih podatkov v Excelu
V svetu Excela ni neobičajno najti dokumente s tisoči zapisov, kjer moramo uporabiti orodja, ki jih ponuja program, da jih pregledamo in upravljamo.. Na primer, iskanje imena v teh vrstah listov ni nekaj tako preprostega kot ogled stolpca, ki jih vsebuje, da bi jih našli. Nasprotno, za iskanje moramo uporabiti neko funkcijo ali možnost iskanja, ki jo ponuja Excel.
Enako se zgodi, ko želimo počistiti podvojen podatkovni list. Če je naložen z zapisi, bo preverjanje dokumenta res dolgočasno, da se odpravijo ponavljanja enega za drugim.. Dobra novica je, da imamo na zavihku »Podatki« možnost »Odstrani dvojnike«, ki nam bo omogočila takojšnjo odstranitev podvojenih zapisov.
Če želite začeti s to nalogo, morate najprej izbrati stolpec z obsegom celic, kjer so najdeni dvojniki, začenši z glavo. Nato kliknite zavihek «Podatki"In potem"odstranite dvojnike«, ki prikaže pojavno okno, ki identificira izbrani stolpec. Kliknite na "sprejemajo» in Excel bo takoj izdal sporočilo s številom najdenih dvojnikov in potrditvijo njihove odstranitve.
Odstranite dvojnike z več stolpci
Zgoraj je bil primer najosnovnejšega primera odstranjevanja podvojitev podatkov v Excelu, saj se v delovnem in akademskem okolju pogosto obravnava veliko bolj zapletene delovne zvezke. V tem smislu so običajni veliki seznami, sestavljeni iz več podatkov in zapisov, kar dodatno oteži odpravo dvojnikov. Vendar pa je Excel orodje, za katerega je značilno, da olajša procese, in za te primere je »odstranite dvojnike» ima za to zelo preprost način.
Za začetek tega postopka brisanja več stolpcev moramo izbrati vse tabele, vključene v delovni zvezek. Nato kliknite zavihek «Podatki"In potem"Odstrani dvojnike«, ki bo prikazalo pojavno okno, v katerem boste videli glave različnih stolpcev vaše tabele. Sedaj boste morali samo izbrati stolpce, v katerih želite pregledati dvojnike, in kliknite «sprejemajo«. Takoj zatem boste videli sporočilo Excela, ki označuje najdene podvojene podatke in število vrednosti, ki so bile odstranjene.
Na ta način boste imeli možnost prihraniti veliko časa pri iskanju in odstranjevanju dvojnikov v Excelu. Ker je to tako preprost postopek, vam bo dal možnost, da počistite podvojene podatke vseh Excelovih delovnih zvezkov, ki jih imate. To vam bo omogočilo bolj zanesljive sezname za ustvarjanje statističnih podatkov in poročil iz čistega niza podatkov brez dvojnikov.
Zaključek
Na splošno je iskanje in odstranjevanje podvojenih zapisov v Excelu postopek, ki bi ga moral opraviti vsak, ki dela s podatki.. Prisotnost ponavljajočih se informacij lahko povzroči netočne in netočne rezultate, zato je ključnega pomena, da jih odkrijete in odstranite, da zagotovite celovitost podatkov. V tem smislu postane odprava dvojnikov ključna naloga za doseganje učinkovitega upravljanja informacij in pravilnega odločanja.
Pomembno je upoštevati, da je treba pred iskanjem in izločanjem podvojenih zapisov glede na specifične potrebe in cilje okolja pravilno opredeliti, kaj je dvojnik.. Poleg tega je treba zagotoviti, da so informacije v Excelovi tabeli dobro strukturirane in dosledne, da se izognemo napakam in zmedi.
Navsezadnje lahko iskanje in odstranjevanje dvojnikov v Excelu prihrani čas in prepreči napake, kar posledično izboljša kakovost in zanesljivost podatkov. S pravimi orodji in tehnikami lahko vsak uporabnik obvlada to nalogo in zagotovi točnost in popolnost svojih informacij.