Produktivnost je vprašanje, ki skrbi vse nas, tako poklicno kot akademsko, in zdi se, da nikoli ni dovolj časa za reševanje vseh čakajočih nalog. Na srečo nam tehnologija pomaga in med številnimi orodji, namenjenimi pospeševanju produktivnosti, izstopa Microsoft To Do.
Videli bomo nekaj preprostih trikov, s katerimi boste lahko še več izkoristili to aplikacijo. Če jih uporabite v praksi, boste opazili, da je vaš delovni ali študijski čas postal veliko bolj smiseln.
Kaj mora storiti Microsoft?
Če tega še ne poznate, je to aplikacija, specializirana za upravljanje nalog in seznamov opravil. jaNjegov cilj je, da nam pomaga organizirati naše vsakodnevne obveznosti in jih spremljati, za kar ima opomnike in sezname opravil.
Med njegovimi najbolj opaznimi lastnostmi so naslednje:
- Seznami po meri. Ustvarite lahko lastne sezname s čakajočimi nalogami. Organizirano po temah, projektih ali področjih.
- Pogledi in filtriranje. Omogoča vam, da vidite svoja čakajoča opravila, združena glede na različna merila, kot sta rok ali prednost.
- Opomniki. Če želite zagotoviti, da nič ne pade skozi razpoke, lahko ustvarite lastne opomnike in nastavite roke za svoja opravila.
- Integracija z Microsoft 365. To orodje se integrira z drugimi aplikacijami in storitvami Microsoft365, kot sta Outlook ali Planner. Na ta način lahko bolje upravljate svoje čakajoče naloge med različnimi platformami in napravami.
- Sodelovanje. Omogoča vam skupno rabo seznamov z drugimi ljudmi, kar poenostavi timsko delo.
- Intuitiven vmesnik. Je zelo enostaven za uporabo. Ko boste to orodje uporabili nekajkrat, boste pripravljeni kar najbolje izkoristiti.
In zdaj, ko to aplikacijo poznamo nekoliko bolje, je čas, da pregledamo nekaj preprostih trikov, ki bodo povečali našo produktivnost.
Uporabite sistem nalog in korakov
Skozi funkcijo »Dodaj nalogo« konfigurirate svoje sezname opravil. Da bi dosegli bodite še bolj produktivni in se lahko osredotočite na delo Ko pride čas za to, lahko dodate korake v vsako nalogo.
Gre za ustvarjanje podnalog znotraj glavne naloge. Med dokončanjem jih lahko prečrtate in tako nadzorujete svoj napredek.
Na primer, če ste novinar in morate napisati članek o določeni temi, so lahko naslednji koraki:
- Poiščite alternativne naslove za besedilo.
- Poiščite vire dokumentacije.
- Preverite, ali je konkurenca obravnavala to težavo.
- Poiščite slike za besedilo.
- Napišite osnutek.
- Popravi osnutek.
- Končno besedilo naložite na založniško platformo.
Uporabite barvne kode
V Microsoft To Do lahko ustvarite sezname, sestavljene iz več nalog ki so integrirani znotraj istega projekta.
Če želite pospešiti iskanje informacij, ko imate več seznamov, ni nič preprostejšega od določitve barvne kode za vsakega posebej. To storite tako, da kliknete želeni seznam in v pojavnem meniju, ki se prikaže, izberete možnost »Spremeni temo.” Določite barvo in končali ste.
Tako lahko hitro ločite med projekti ali seznami, ki pripadajo različnim področjem vašega življenja.
Pošljite e-pošto iz Outlooka v opravila
Kot smo že povedali, je to aplikacijo mogoče sinhronizirati z drugimi Microsoftovimi aplikacijami, med njimi je tudi Outlookova e-pošta.
Če prejmete e-poštno sporočilo, ki je povezano z nalogo v teku, lahko ga pošljete To Do, da upošteva njegovo vsebino ko pride čas za to delo.
Če želite to doseči, vnesite zadevno e-pošto in v meniju na vrhu kliknite "Kljukica". Pojavil se bo neposredno v Opravila v razdelku »E-pošta označena z zastavico.«
Uporabite skupne sezname Microsoft To Do
Seznami za sodelovanje so odlična ideja, ko gre za upravljanje dela, ki vključuje več ljudi. Tako preprosto je kot ustvariti seznam, dodelite naloge in jih delite z zainteresiranimi stranmi.
Če želite ohraniti seznam, ki ste ga dali v skupno rabo, čim bolj zaseben, lahko aktivirate to možnost »Omeji dostop na trenutne člane«. Na ta način boste edina oseba, ki se bo lahko odločila, kateri udeleženci bodo dodani na seznam za sodelovanje.
Povleci in spusti elemente
Ne glede na to, ali uporabljate Microsoft To Do v mobilniku ali računalniku, elemente lahko povlečete iz enega okna v drugega in na njihovi podlagi ustvarite naloge. To močno pohitri izdelavo seznamov.
Za uporabo te funkcije morate uporabiti način razdeljenega zaslona, Povlecite besedilo, ki vas zanima, in ga prenesite z enega mesta na drugo.
Uporabite emojije, da na opravila postavite ikone
To orodje nam omogoča uporabo emotikonov na seznamih opravil, kot npr način, kako jih hitro prepoznati. Čeprav nima enakega sistema glede nalog, to ne pomeni, da ga ne moremo uporabljati.
Uredite imena opravil, ki ste jih ustvarili, in s tipkovnico dodajte čustveni simbol. Dodatna prednost tega sistema je, da niste omejeni na emojije ki To Do privzeto vključuje, lahko uporabite tisto, ki vam je najbolj všeč.
Uporabite sistem htag
Če želite pospešiti lokacijo nalog, lahko uporabite hashtags. Na ta način, ko iščete uporabljeno besedo, Prikazala se bo vsa vsebina, ki ste jo označili s to oznako.
Ustvarite lahko svoj sistem hashtag in ga uporabite za upravljanje svojih nalog, namesto da bi se zatekli k kategorijam, ki jih ponuja Microsoft To Do.
Ustvarite obvestila o rokih in opomnike
Malo vam pomaga organizirati vse svoje naloge, če tega ne znate ko naj bi bil vsak od njih končan. Da bi se izognili zamudam, čim bolje izkoristite sistem opomnikov in rokov, ki vam ga ponuja ta aplikacija.
Vsakič, ko ustvarite nalogo, nastavite na nastavite datum poteka in dodajte opomnik Naj vas opozorim nekaj dni prej.
Z Microsoft To Do je nekoliko lažje biti bolj produktiven. Poglobite se v to orodje in v hipu boste strokovnjak za upravljanje časa za vsako čakajočo nalogo.