OneDrive je Microsoftova storitev za shranjevanje v oblaku. Zelo praktično orodje, ki ga mnogi uporabniki že uporabljajo, le malo ljudi pa ga lahko kar najbolje izkoristi. Da bi izkoristili njegov polni potencial, vam predstavljamo 10 nasvetov za organiziranost in učinkovitost storitve OneDrive.
Večina uporabnikov že pozna najpreprostejše funkcije OneDrive: shranjevanje, sinhronizacija in deljenje datotek iz katere koli naprave, ki je povezana z internetom. Poleg tega je znano, da je s tem orodjem upravljanje dokumentov in sodelovanje med uporabniki v realnem času lažje, zahvaljujoč Windows integracija in v aplikacijah pisarniškega paketa Microsoft 365.
OneDrive se je izkazal za res uporabno storitev. Toliko za posameznih uporabnikov ki želijo imeti osebno rešitev za shranjevanje Podjetja različnih velikosti, ki zahtevajo skupno rabo in delo na dokumentih za sodelovanje v realnem času.
Njegove osnovne funkcije in značilnosti so dobro poznane. Hvala za shranjevanje v oblaku Shranjujemo lahko dokumente, fotografije, video posnetke in vse vrste datotek, do katerih bomo imeli dostop kadar koli želimo in od koder koli. Po drugi strani pa je avtomatska sinhronizacija Omogoča nam, da imamo vedno posodobljeno varnostno kopijo, kar je vedno priročno.
Poleg tega OneDrive ponuja šifriranje podatkov in a Funkcija osebnega trezorja za zaščito občutljivih datotek, kar zahteva dodatno avtentikacijo.
Nasveti za učinkovito uporabo storitve OneDrive
Poznavanje vseh možnosti in funkcij storitve OneDrive je dobro, vendar lahko s to storitvijo pridobite veliko več koristi, če se jo naučite uporabljati pametno. Tukaj gredo 10 nasvetov za uporabo OneDrive s katerimi lahko za zelo malo dosežemo veliko več:
1- Ohranite racionalno strukturo map
Prva ideja našega dekaloga: red je vse, še posebej, ko kopičimo vedno več datotek. Priporočamo, da ohranimo ta red in da primer ne prevzame našega OneDrive-a ustvarjanje map z jasnimi in opisnimi imeni. Hkrati moramo organizirati naše datoteke v logične kategorije (bolje je biti praktičen kot izviren), da nam pomaga hitro najti dokumente, ki jih iščemo.
2 – Uporabite oznake in ključne besede
Ena od pomanjkljivosti OneDrive je, da nima izvornih oznak. Pozitiven del je, da nam omogoča dodajte ključne besede v imena datotek (tudi v metapodatkih) po lastnih merilih. Namen tega je olajšati izvajanje specifičnih iskanj.
3- Izogibajte se podvojenim datotekam
Ko datoteka ni dobro organizirana, ne glede na njeno naravo, je enostavno narediti napake, kot so ponavljajoče se ali podvojene datoteke. Ali pa imate na koncu več kopij iste datoteke. Da bi se temu izognili, je treba služiti Sistem za ustvarjanje različic OneDrive. To nam bo omogočilo, da ohranimo eno samo aktivno različico, čeprav bodo prejšnje različice vedno na voljo za ogled. Brez dvoma eden najboljših nasvetov za uporabo OneDrive.
4 – Samodejna sinhronizacija map
Mnogi uporabniki se tega ne zavedajo OneDrive samodejno sinhronizira najpomembnejše mape v našem računalniku (oziroma tiste, za katere se odločimo sami). To je zagotovilo, da bomo lahko vedno imeli posodobljeno varnostno kopijo vaših pomembnih datotek.
5- Konfigurirajte hitri dostop
V OneDrive imamo tudi možnost konfigurirajte bližnjice ki jih lahko dodamo v datoteke ali mape, ki se nam zdijo najpomembnejše ali do katerih najpogosteje dostopamo. Tako nam bodo vedno na voljo na preprostejši in bolj neposreden način.
6- Učinkovita uporaba iskalnika OneDrive
Ne podcenjujte zmogljivosti tega orodja. Iskalnik OneDrive je res zmogljiv in uporaben, ko moramo hitro najti dokumente. Poleg tega lahko filtriramo iskanja po imenu, vrsti datoteke in celo vsebini.
7- Redno praznite koš
To je nasvet za OneDrive, vendar velja tudi za druga področja: morate Znebite se teh nepotrebnih datotek, ki brez smisla zasedajo prostor. In občasno izpraznite koš za recikliranje. S tem bomo lahko sprostili prostor in pri tem ohranili našo shrambo vedno posodobljeno.
8- Omogočite funkcijo »Datoteke na zahtevo«.
Praktična možnost, ki nam daje zanimivo prednost: lahkor si oglejte vse naše datoteke v raziskovalcu, ne da bi zasedle lokalni prostor, vsakič prenese samo tisto, kar je potrebno. Na zahtevo uporabnika.
9 – Sodelujte v realnem času
Funkcije za sodelovanje v realnem času OneDrive so zelo praktične, zlasti za določene primere ali za določene uporabniške profile. Na primer, lahko deljenje datotek s skupino prijateljev ali sodelavcev, dodeljevanje ustreznih dovoljenj da se odločite, kdo jih lahko ureja in kdo je pooblaščen samo za ogled.
10- OneDrive Personal Vault
Zadnji od naših nasvetov za uporabo storitve OneDrive, da kar najbolje izkoristite to storitev, je uporaba osebnega trezorja. To funkcijo bi lahko opisali kot realno varno v katerega hranite najbolj občutljive datoteke. Njegovo dodatna plast varnosti, z večfaktorsko avtentikacijo, je zagotovilo, da bo vse varno.